Lleva tu despacho profesional a la nube, soluciones on y off line

Soluciones Despachos profesionales

La integración de los canales físico y digital es hoy más que una realidad necesaria para satisfacer las expectativas de los despachos profesionales. De hecho, ha pasado a ser una exigencia casi imprescindible en la mayoría de los despachos.

Esto no implica la mera disposición del servicio, sino que requiere gestionar ambos medios de manera coherente, sin que la calidad del servicio se vea perjudicada por cambiar de un medio a otro, o viceversa.

Los requerimientos de los clientes a la hora de prestar el servicio por parte del despacho profesional, irán perfilando el tipo de producto a requerir, en función de las situaciones y necesidades de los clientes en cada momento.

¿Qué cualidades debe cumplir un despacho para cubrir las necesidades de los clientes?

Debe encontrar la conciliación adecuada entre los dos mundos: El medio digital y el físico. Y ¿cómo conseguirlo? Estas aptitudes te ayudarán:

1.   El despacho profesional debe manejar la información de forma ágil.

Acceder rápidamente y de manera organizada a cualquier información, sea cual sea su tipología o soporte en el que se encuentre. Esto es algo imprescindible para poder satisfacer las necesidades y consultas de los clientes en cualquier situación.

Una buena gestión interna en los procedimientos, es clave para discriminar la información no relevante y encontrar lo estrictamente relacionado a la necesidad del cliente.

2.   La información debe estar continuamente disponible.

La información estará disponible 24/7. De esta manera la gestión de cualquier requerimiento no se verá dilatada en el tiempo, porque siempre tendrá acceso a ella.

3.   La información ha de poder intercambiarse en sus formatos.

El soporte no debe ser algo determinante. Todo el trabajo que se encuentre en formato físico debe encontrarse en su forma digital, para poder cubrir todo el espectro de necesidades dependiendo del tipo de interlocutor con el que nos encontremos.

4.   Soporte profesional para cubrir las limitaciones de los despachos.

La presencia dual, trae consigo consecuencias lógicas, que requieren colaboraciones con otras empresas para poder llevar a cabo esta dualidad. Estas empresas favorecen poder manejar tanto la información digital como la física.

¿Qué herramientas utilizar para conseguir un despacho on-off line?

La transformación digital requiere un esfuerzo.

1. Escritorio de trabajo en la nube.

Una nueva solución tecnológica que es posible gracias al Cloud Computing. Ahora cualquier despacho profesional tiene a su alcance la opción de poder acceder a su escritorio de trabajo con todas sus aplicaciones, a través de cualquier dispositivo móvil (Portátil, Smartphone o Tablet) y trabajar como si estuviera en su despacho. Acceso a programas de gestión, ofimática, correo, documentos y mucho más estarán al alcance. Se trata de una herramienta muy práctica para gestionar de mejor manera, las frecuentes puntas de trabajo de éste colectivo, debido a los timmings para la presentación de resultados, impuestos, redacción de acuerdos y contratos, etc. Con un escritorio virtual, toda estas tareas se agilizan y contribuyen a generar mayor productividad y eficiencia.

2. El software como servicio.

También conocido con las iniciales SaAS, esto permite simplificar las relaciones entre el despacho y el cliente, como por ejemplo los denominados software CRM, herramientas de gestión empresarial, que permiten mejorar con sus soluciones todos los procesos de negocio.

3. Los servicios de almacenamiento en la nube.

Los servicios de almacenamiento en la nube o cloud computing, permiten tener toda información permanentemente disponible, sin necesidad de un soporte físico, y con el más alto grado de seguridad en la custodia de la misma. Las principales ventajas del cloud computing es que evita extravíos, robos, desorganización o falta de accesibilidad a la información, además de asegurar la continuidad de la actividad del despacho en caso de vulnerabilidad, entre otras.

4. Los dispositivos portátiles

La disponibilidad de la información almacenada en la nube hace que podamos trasladar nuestro despacho a cualquier lugar, siempre que la tecnología que utilicemos nos lo permita, como tener en disposición teléfonos móviles, portátiles y dispositivos con acceso a internet.

 

Este tipo de servicios aportan valor diferencial a tu empresa, dispondrás de la movilidad que te otorga poder “llevarte la oficina” a cualquier lugar, es decir, podrás trabajar desde cualquier lugar, porque puedes acceder a todas las aplicaciones, archivos, ofimática, correo electrónico y todo lo necesario para trabajar y tomar decisiones del día a día.

Ahorrarás en los costes que tienen ver que con el mantenimiento y actualización de tus sistemas informáticos, y pagando sólo por el uso de recursos que utilices.

Todo ello bajo los máximos estándares de seguridad de la información de tu empresa.

Flexibilidad e inmediatez son lo que define este tipo de servicios en la nube: su capacidad de adaptarse  sea cual sea la tipología de tu negocio.

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